Modalités séjours vacances

Ces séjours sont ouverts à tous avec des tarifs préférentiels pour nos partenaires (La Poste, France Télécom, Martignas sur Jalle, le Club Inter-Entreprises) mais également pour tous les fonctionnaires (Education Nationale, fonction publique territoriale, hospitalière et d’Etat).

Nous nous efforçons depuis maintenant plusieurs années de proposer pendant les vacances scolaires de Toussaint, de Février, de Pâques et l’été de nombreux séjours de vacances variés que ce soit au niveau des lieux d’implantation ou des activités pratiquées.

Des activités nouvelles sont proposées chaque année, d’autres disparaissent du fait du manque d’intérêt des enfants, du coût ou du peu d’inscriptions constatées l’année précédente. Pour préparer au mieux ces séjours, nous essayons de respecter les désirs des plus petits comme des plus grands.

Rappelons toutefois que l’activité n’est pas une fin en soi, elle représente peu de temps dans la vie d’un camp. Le but ce ces camps est avant tout la socialisation de l’enfant en lui permettant d’acquérir une certaine autonomie en participant suivant les âges et les possibilités à certaines tâches (préparation du matériel, gestion du budget, montage du camp, menus, cuisine, vaisselle, …).

Encadrement des séjours et charte de qualité

L’encadrement des séjours est assuré par une équipe pédagogique composée d’un Directeur assisté d’un animateur(trice) pour environ 8 enfants. Les encadrants sont diplômés BAFA, BAFD ou stagiaires et ont tous participé à une journée de préparation.

Les activités sont encadrées par des brevets d’état ou par des brevets fédéraux suivant la réglementation en vigueur. Pour les activités sous-traitées, nous passons des conventions avec les prestataires.

Les structures d’hébergement (camping, gîte ou centre de vacances) sont choisies avec soin en fonction de leur qualité. Nous les visitons systématiquement avant tout premier séjour. Quelque-soit le type d’hébergement choisi (sous tentes ou en dur), un bâtiment ou une grande salle est à la disposition exclusive du groupe pour le séjour afin de faire face à d’éventuelles fortes intempéries.

Les structures disposent toutes d’un agrément délivré par les services de l’Etat.
L’hébergement est non mixte.

Pour plus de sécurité et pour tous leurs déplacements, les camps disposent de façon permanente d’un minibus ou d’un véhicule de liaison.

Une charte de qualité est appliquée. Elle reprend les recommandations édictées conjointement par les Services Vétérinaires, Jeunesse et Sports et la DDASS en matière d’hygiène et d’équipements pour les camps.

Sécurité

Les structures, la qualité de la restauration ainsi que les conditions de pratique des activités physiques et sportives sont contrôlées régulièrement par les services de l’association.

Le voyage

L’ensemble des frais de transport à partir des points de rassemblement est compris dans nos tarifs y compris, pour les voyages en avion, les taxes aéroportuaires et surcharges carburant connus à la date du 1er janvier de l’année en cours. Toute nouvelle surcharge liée au prix du carburant applicable à la date d’émission des billets sera facturée en supplément sur présentation du justificatif par l’association ALEMA et sans que cela puisse constituer un motif d’annulation.

Les transports vers les lieux de séjours sont organisés de façon à éviter des temps de trajet trop importants. Suivant le pays de destination, nous utilisons le bus, le train et/ou l’avion.

Les transports par bus sont assurés par la compagnie « ASTT Cars André » qui travaille avec nous dans le cadre d’un contrat à l’année. Cela nous permet d’assurer un respect scrupuleux de la législation en vigueur en matière de transport d’enfants.

Les voyages en avion se font toujours sur les lignes régulières de compagnies internationalement reconnues répondant aux normes IATA (Air France, British Airways, Air Canada, Air China, Continental Airlines, Ryanair, Aer Lingus, EasyJet, …).

L’encadrement pendant les transports se fait sur la base d’un adulte pour 25 participants pour les voyages en avion et 1 pour 15 participants pour les autres moyens de transport.

Les transferts – Des départs de toute la France

Nous pouvons organiser à prix coûtant un transfert, accompagné ou non suivant les âges, vers les points de rassemblement des séjours depuis toutes les grandes villes métropolitaines (Gares ou Aéroports). N’hésitez pas à vous renseigner auprès des services administratifs de l’ALEMA pour obtenir un devis.

Dates et horaires de départ et de retour

Suivant les destinations des séjours nous vous proposons un ou plusieurs points de rassemblement en général situés dans les gares ou les aéroports. Vous le choisissez au moment de votre inscription en fonction des propositions que vous trouverez dans le descriptif du séjour. Le directeur et les animateurs du séjour vous accueilleront sur les points de rassemblement. Ils seront reconnaissables au port d’un brassard jaune fluo avec la mention « ALEMA ».

Attention : Les horaires de départ et de retour étant imposés par les compagnies aériennes et/ou la SNCF, l’association ALEMA ne saurait être tenue pour responsable des changements tardifs ou des retards. Si vous devez réserver des billets dans le cadre de votre pré ou post-acheminement vers un point de rassemblement, vous devez vous assurer des conditions d’annulation ou de modification de vos billets.

Suivi sanitaire

Une fiche de renseignements (fiche sanitaire de liaison) vous sera adressée avec votre confirmation d’inscription. Elle est à nous retourner le plus rapidement possible complétée et signée.

Elle se compose de quatre parties :

  • 1. des renseignements concernant la famille ;
  • 2. des renseignements concernant l’enfant ;
  • 3. une formule d’attestation relative aux vaccinations obligatoires antitétanique, antidiphtérique, antipoliomyélitique et antituberculeuse par le B.C.G. ;
  • 4. un certificat médical d’aptitude physique à faire compléter et viser par un médecin, obligatoire pour la pratique d’une activité physique et la vie en collectivité.

Si les parents refusent de donner l’autorisation de procéder à une intervention médicale d’urgence ou transfusion sanguine, l’inscription de l’enfant ne pourra être retenue.

Ne pas omettre d’inscrire sur la fiche sanitaire de liaison de l’enfant un numéro de téléphone d’urgence, permettant de joindre la famille pendant toute la durée du séjour (obligatoire).

Les anciennes fiches sanitaires ne doivent pas être utilisées. Une nouvelle fiche sanitaire sera demandée pour chaque nouveau séjour.

Pendant le séjour, un animateur titulaire du brevet de secouriste assurera le suivi sanitaire. N’hésitez pas à aller le voir au moment du départ pour lui signaler tout problème médical particulier. De même si votre enfant doit suivre un traitement pendant le séjour, vous voudrez bien lui confier les médicaments ainsi que l’ordonnance du médecin avec les consignes. Si votre enfant fait l’objet d’un P.A.I (Projet d’Accueil Individualisée) en milieu scolaire, vous devez nous en fournir une copie avant le départ.

Les assurances

La SMACL couvre l’ensemble des biens et participants de notre association.

Nous partons du principe que chaque participant est couvert par une assurance responsabilité civile personnelle, toutefois nos séjours sont couverts par un contrat d’Assurance Responsabilité Civile de la SMACL.

Cette Assurance couvre votre enfant tout le long de son séjour, dès la prise en charge de celui-ci. Votre enfant est couvert pour les frais médicaux liés à un accident (médecin, radio, hospitalisation…). Après votre sécurité sociale et votre mutuelle, notre assurance SMACL prend en charge tous les dépassements et autres frais.

Lors des séjours :

  • > Maladies si besoin d’un rapatriement sanitaire pris en charge directement par notre assurance.
  • > Pour le ski, les frais de secours sont pris en charge directement par notre assurance.
  • > Pour l’étranger, l’assistance rapatriement est comprise dans le prix du séjour.

En Europe, les frais médicaux des assurés sociaux français en séjours linguistiques sont pris en charge par la sécurité sociale du pays sur présentation de la Carte Européenne d’Assurance Maladie (C.E.A.M.) que vous devez obtenir auprès de votre caisse d’assurance maladie.

Dans les autres pays les soins médicaux sont couverts par une assurance spéciale obligatoire comprise dans le prix des séjours.

Attention : La C.E.A.M. est une carte individuelle et nominative, gratuite et valable un an. Un délai d’au moins 2 semaines est requis pour sa délivrance.

Rapatriement :

En cas de rapatriement pour maladie grave ou accident, tous les frais engagés sont pris en charge par notre compagnie d’assurance, lorsque c’est elle qui en a pris la décision. Dans tous les autres cas, le rapatriement est à la charge de la famille.

Assurance annulation « Mondial assistance »(séjours en France) et « Travel Zen »(séjours linguistiques) :

Lors de l’inscription nous vous proposons une assurance annulation qui vous permettra le cas échéant d’être remboursé du prix du séjour.

Vos garanties en cas de souscription optionnelle à l’Assurance annulation :

  • > Maladie, accident ou décès d’un membre de votre famille ou d’une personne vous accompagnant (y compris rechute ou aggravation d’un état antérieur).
  • > Dommages graves à votre habitation ou à vos locaux professionnels.
  • > Contre-indication ou suites de vaccination.
  • > Accident ou panne de votre moyen de transport.
  • > Licenciement économique.
  • > Convocation à un examen de rattrapage universitaire.

ATTENTION ! conformément à la réglementation, La garantie annulation n’est pas comprise dans nos forfaits et sa souscription ne peut se faire qu’au moment de la réservation.

Les formalités

Documents obligatoires pour franchir les frontières.

1/ Séjours en Europe

Le participant doit se munir d’une carte nationale d’identité ou d’un passeport à son nom en cours de validité (Pas de photocopie)

Les participants doivent également se munir de la Carte Européenne d’Assurance Maladie. Cette carte facilite la prise en charge des soins dans les pays de l’union européenne. Vous pouvez vous la procurer gratuitement auprès de votre CPAM. Elle est valable un an. Le défaut de présentation entraînerait l’obligation de régler les frais médicaux.

2/ Autres pays

Le participant doit avoir un passeport à son nom. Il doit avoir une date de validité au moins égale à 6 mois après la date de retour du séjour. Dans le cas contraire, un nouveau passeport doit être demandé.

La carte d’identité et le passeport sont délivrés par la Mairie ou la Préfecture.

Attention, un délai de 5 à 6 semaines peut être nécessaire pour l’obtention de certains documents.

Renseignements pratiques

Tabac

Les séjours sont systématiquement non-fumeurs et les participants s’engagent à ne pas fumer pendant la durée du séjour.

Trousseau

Nous ne conseillons pas de trousseau particulier. Vous trouverez quelques exemples sur notre site internet. Il dépend du pays de destination et de la saison. Pour la pratique des activités sportives le matériel est fourni sur place. Par contre il est bon de prévoir systématiquement de bonnes chaussures pour la marche, un bonnet et slip de bain ainsi qu’un vêtement imperméable. Pour les séjours de plus d’une semaine, le lavage du linge est en général possible sur place, inutile donc de vous surcharger.

Pour la commodité du voyage, il est préférable d’emporter une seule valise (solide et à roulettes si possible) et un petit sac à dos. Attention pour les voyages en avion, le poids maximum autorisé des bagages est de 20 kg et le petit sac à dos de voyage ne peut pas contenir certains éléments. Une information à ce sujet vous sera communiquée avec votre convocation.

Attention : les appareils photo, les objets de valeur, les jeux électroniques, les portables qui s’égarent ne sont pas couverts par l’assurance.

Argent de poche (à titre indicatif)

Pour l’Europe, il est conseillé une somme de 30 à 40 € (25 à 35 £) par semaine pour les dépenses personnelles et de 50 à 75 € (70 à 100 $) pour les Etats-Unis et le Canada. Les jeunes sont bien entendus responsables de leur argent de poche.

Téléphones portables

Les téléphones portables sont fortement déconseillés lors des séjours de vacances en France mais dans tous les cas leur utilisation ne pourra se faire que pendant les temps libres (pas d’utilisation pendant les activités, cours, repas, veillée et nuit).

Des nouvelles durant le séjour

Vous pouvez avoir des nouvelles de vos enfants pendant les séjours en appelant le numéro 5/5 avec le code séjour

Les jeunes laisseront des messages tous les jours. Les animateurs y veilleront.

Si vous le souhaitez, vous pouvez remettre à votre enfant une carte téléphonique pour qu’il puisse vous appeler.

Le responsable du séjour est toujours joignable en cas d’urgence. Son numéro de mobile vous sera communiqué avec votre confirmation d’inscription.

Avec votre code séjour, vous pouvez également voir les photos du séjour en vous connectant sur le site internet www.lmai.fr.

Modalités d’inscription pour les séjours

Aucune réservation ne sera prise en compte sans le versement d’une somme correspondant à 30% du montant total du séjour.

En cas d’annulation par la famille, un montant entre 10 et 100 % du séjour sera retenu en fonction de la date d’annulation (voir conditions particulières d’inscription).

Le solde devra être payé au moins 21 jours avant le départ.

Vous avez la possibilité de régler en plusieurs fois (3 à 6 fois sans frais). Toutefois, les chèques, avec les dates d’encaissement souhaitées au dos, doivent nous parvenir selon les modalités stipulées ci-dessus soit 21 jours au moins avant le départ.

Les demandes sont traitées dans l’ordre d’arrivée des inscriptions (par courrier ou internet exclusivement).

Une confirmation d’inscription de votre enfant vous sera adressée dans les 72 heures suivant la réception de la fiche d’inscription et de l’acompte par les services de l’ALEMA.

Celle-ci comportera l’intitulé du séjour, les dates, lieux de départ ainsi que le montant restant dû. Des documents tels que fiche sanitaire, certificat de natation, … y seront joint pour nous être retournés rapidement.

Si une erreur s’était glissée dans la confirmation d’inscription, n’hésitez pas à nous contacter.

Une quinzaine de jours avant le départ et après règlement du solde, vous recevrez votre convocation avec les lieux et horaires de départ et de retour ainsi que différents documents d’information ou de voyage (étiquettes, code séjour, trousseau, …)

Des séjours au meilleur prix

Vous trouverez les tarifs dans les pages intérieures de chaque brochure ou ils seront calculés automatiquement en fonction de votre situation pour les inscriptions par internet. Ils varient d’un séjour à l’autre en fonction des activités proposées et des lieux de séjour.

Les aides possibles

  • Chèques vacances ANCV
  • Aide de la CAF : Il est possible d’obtenir une aide auprès de votre caisse d’allocations familiales (CAF). Cette aide peut prendre plusieurs formes (PASS vacances, Dispositif VACAF). Son montant varie selon le département, il viendra en déduction du montant du séjour. En aucun cas cette aide ne peut être utilisée pour le paiement de l’acompte.
  • Votre comité d’entreprise : La plupart des C.E. prennent en charge une partie du coût du séjour de votre enfant. Renseignez-vous auprès de votre correspondant du comité d’entreprise.
  • Mairies et Conseil Généraux : La plupart des municipalités et conseils généraux, via leurs services sociaux, proposent des aides journalières. Le montant et les conditions d’attribution de ces aides étant fixés localement, renseignez-vous auprès de votre mairie et/ou de votre Conseil Général.

Nous pouvons vous fournir une attestation de présence et de paiement sur demande écrite auprès des services administratifs de l’ALEMA dans un délai maximum de 6 mois après la fin du séjour. Cette attestation peut vous permettre de demander une aide financière auprès de certains organismes.